Jak prawidłowo zarządzać flotą samochodów?

Coraz więcej firm tworzy swoją flotę samochodową. To nieodłączny element, który zwiększa wydajność i produktywność. Jej posiadanie wiąże się z dodatkowymi, licznymi obowiązkami. Nieodpowiednio zarządzana może przynosić duże straty. Chcąc temu zapobiec Czym jest i jak nią zarządzać w sposób ekonomiczny i wydajny? Podpowiadamy.

Czym jest flota samochodowa?

W obecnych czasach prowadzenie firmy jest niemal nierozerwalnie związane z posiadaniem samochodu. W zależności od wielkości i rodzaju działalności ilość pojazdów może się różnić. Coraz częściej jednak pojazdy stają się kluczowym elementem do sprawnego funkcjonowania. Wówczas firma tworzy flotę samochodową. Flota samochodowa, nazywana również taborem samochodowym, jest zatem zbiorem środków transportu znajdujących się w obrębie jednej firmy. To nieodłączny element firm transportowych i spedycyjnych, jednak coraz częściej także usługowych, w których przedstawiciele dojeżdżają do klienta.

Krok po kroku

Zarządzanie flotą samochodów to proces bardzo skomplikowany, wymagający zaangażowania i stałej kontroli. Nawet drobne zaniedbania mogą mieć przykre konsekwencje.

• Pierwszym krokiem jest pozyskanie pojazdów zgodnych z potrzebami firmy. Należy zdecydować jaka ilość i rodzaj samochodów będą potrzebne, ale również, w jaki sposób zostaną sfinansowane.
• Następnie należy zapoznać się z ofertami ubezpieczalni i serwisów samochodowych.
• Kolejnym etapem jest stworzenie regulaminu obowiązującego w firmie (np. warunki użytkowania pojazdów, sposób zakupu paliwa). Pozwoli to na kontrolę i ograniczenie kosztów wynikających z eksploatacji samochodów. Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest montaż narzędzi monitorujących (np. GPS).
• Stałym punktem jest monitorowanie stanu pojazdów, przestrzeganie terminów ubezpieczeń i płatności (np. opłata rat leasingowych) oraz dążenie do osiągnięcia efektywnego, ekonomicznego działania.

Kto powinien zarządzać flotą?

Im więcej samochodów znajduje się w firmie, tym więcej jest obowiązków związanych z ich zarządzaniem. O ile w przypadku zaledwie kilku sztuk można zajmować się tym samodzielnie, tak przy większej ilości znacznie lepiej jest powierzyć to zadanie car fleet managerowi. Jak tłumaczy specjalista z firmy AutoNaFirmę: Fleet manager to osoba zajmująca się zarządzaniem flotą samochodów. Stanowisko niezbędne w firmach, które posiadają kilkanaście czy kilkadziesiąt pojazdów służbowych. To pracownik, który zajmie się wszelkimi sprawami związanymi z posiadaniem i użytkowaniem samochodów, w tym między innymi kompleksowym serwisem, rozliczaniem kosztów związanych z ich użytkowaniem i ogólnym monitoringiem floty.